Papírhalmozás helyett elektronikus dokumentumkezelés
2012. október 16. | Fülöp Miklós | 2177 |
Az alábbi tartalom archív, 14 éve frissült utoljára. A cikkben szereplő információk mára aktualitásukat veszíthették, valamint a tartalom helyenként hiányos lehet (képek, táblázatok stb.).
Praktikussági okok mellett törvényi szabályozás is indokolja majd a számlázás modernizációját.
A papír alapú iktatás felett eljárt az idő, a jövő útja az elektronikus dokumentumkezelés. A csökkenő papírfelhasználás nem csak helyet takarít meg és az iroda-ellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos. Egy átlagos közepes méretű vállalat évente több tonna papírral kevesebbet használhat, ha elektronikus dokumentumkezelő rendszert használ. Nem szabad megfeledkezni az EU-direktívákról sem, amelyek 2013 januártól sokkal jobban ösztönzik majd az elektronikus számlák kiadásának lehetőségét és kötelezettségét.
Magyarországon 2004-ben, a számviteli törvény módosításával vezették be az elektronikus bizonylat fogalmát, ettől kezdve lehet elektronikus számlát kiállítani. Az ügyintézés során keletkező papírmennyiség csökkenését azonban a jogszabályok már nem csak lehetővé teszik, meg is követelik.
A dokumentumok és számlák digitális tárolásával kevesebb papírt használunk fel, hiszen nem kell a szükségesnél több példányban kinyomtatnunk a különböző dokumentumokat – ideális esetben pedig akár teljesen el is tekinthetünk ettől, például ha a fogadó fél is rendelkezik a mienkhez hasonló, elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel. Ha kevesebbet kell nyomtatni, fénymásolni, jelentősen csökken a veszélyes hulladéknak minősülű tonerek felhasználása is. Az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak köszönhetően csökken az az idő, amit az alkalmazottak az iratok előkeresésével töltenek.
Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható – a visszaélések elkerülése érdekében természetesen kontrollált, digitálisan aláírt módon. Az R&R Software Zrt. által fejlesztett elektronikus dokumentumkezelő nem csak gazdasági, fenntarthatósági előnyökkel is jár. A FusionR EDM rendszer használatához felhasználói oldalról mindösszesen web-böngészőt, illetve a kezelt dokumentumképek megnyitásához szükséges alkalmazást igényel (pdf-hez például Adobe Reader-t). Ily módon a rendszer bevezetése sem az IT támogató infrastruktúra fejlesztését, sem plusz karbantartási feladatok felvételét nem igényli.
A Villanyszerelők Lapja egy havi megjelenésű épületvillamossági szaklap, amely nyomtatott formában évente 10 alakommal jelenik meg. A VL elsődlegesen a villanyszereléssel, épületvillamossági kivitelezéssel foglalkozó szakembernek szól, de haszonnal olvashatják üzemeltetők, karbantartók, társasházkezelők és mindenki, aki érdeklődik a terület újdonságai, előírásai, problémái és megoldásai iránt.
A VL előfizetési díja egy évre 12 990 Ft, amelyért 10 lapszámot küldünk postai úton. Emellett az előfizetőink pdf-ben is letölthetik a legfrissebb lapszámokat, illetve korlátlanul hozzáférhetnek a korábbi számok tartalmához is, így 23 évnyi tudásanyagot vehetnek bírtokba.
