Intelligens Hotel – Recepció, front office
2010/3. lapszám | Balogh Zoltán | 7629 |
Figylem! Ez a cikk 16 éve frissült utoljára. A benne szereplő információk mára aktualitásukat veszíthették, valamint a tartalom helyenként hiányos lehet (képek, táblázatok stb.).
Az előző publikációban utaltunk arra, hogy az elkövetkezőkben lépésről lépésre áttekintjük a példának választott nagyobb létesítmény, történetesen egy hotel KNX/EIB rendszer által megvalósítható épületfelügyeleti rendszereit. Most tehát elsősorban a már korábban is említetett központi helyiség, a recepció köré csoportosuló feladatokat tekintjük át.
Amint már előző cikkünkben is utaltunk rá, egy szállodakomplexum kitüntetett, központi terének tekinthető a recepció, bevett angol kifejezéssel a „front office”. Az itt dolgozó munkatársak több vonatkozásban is kulcsfontosságú feladatokat látnak: a közvetlenül felmerülő üzemeltetői és vendégigényekre tekintettel gyors beavatkozást kell végrehajtaniuk a létesítmény és az egyes konkrét helyiségek gépészeti, elektromos vagy biztonsági szolgáltatásaival kapcsolatban, de természetesen az sem elhanyagolható, hogy eredeti munkakörüknek megfelelően az érkező és távozó szállóvendégek kiszolgálására kell fókuszálniuk. Az első feladatkörre koncentrálva: talán kevesen tudják, de egy korszerű szálló „front office” teréből a létesítmény széleskörű felügyeletére és irányítására nyílik ma lehetőség, az ehhez tartozó feladatokra azonban az itt dolgozókat alaposan fel kell készíteni.
Minden egyes hotelprojekt esetében konzultálni szükséges a leendő üzemeltetési vezetővel, és vele együttműködésben kell kialakítani a KNX/EIB épület-felügyeleti rendszert. Hivatkozzunk csupán az épület méreteire: ez nagyban befolyásolja azokat a feladatokat, melyeket a recepció dolgozóinak kell majd ellátniuk. Hiszen ha csupán néhány szobás szállodáról van szó, akkor itt egészen bizonyosan nem lesz állandó karbantartó munkatárs, aki a felügyeleti és irányítási feladatok jelentős körét átvehetné a recepcióstól. Egy nagy, több száz szobás szálloda esetében azonban már szinte mindig rendelkezésre áll állandó műszaki felügyelet is, ezért a recepciósok feladata is korlátozottabb.
A „front office” első és legfontosabb feladata a vendégek fogadása és a szobák kiosztása, a „check-in” és „check-out”. Talán nem feltűnő, de ez már olyan művelet, amely szorosan összefügg az épületet üzemeltető rendszerrel. Ha korszerű épület-felügyeleti rendszerben gondolkodunk, akkor lehetőség nyílik ezen a ponton arra, hogy a vendég bejelentkezésekor számára egy, „személyre szabott”, például a szobaajtó nyitására szolgáló vendégkártya kerüljön kiállításra.
Szinte valamennyi hotelben már a régi, kulcsos megoldást leváltotta valamilyen beléptető-rendszer. A „hagyományos”, mágnescsíkos kártya helyett a KNX/EIB rendszer úgynevezett on-line megoldást kínál. Ez azt jelenti, hogy a kártyaolvasók, amelyek a hotelszobák ajtói mellett találhatók, a KNX/EIB rendszeren keresztül folyamatosan összeköttetésben állnak a recepción található kártyaíró szoftverrel. Amikor elkészül egy vendég kártyája, a recepciós beállítja, hogy az melyik szoba ajtajának nyitására szolgál. Amint megírta a kártyát, a szoftver elküldi a megfelelő olvasó – esetleg olvasók – számára a kártya adatait. Mire a vendég az ajtóhoz ér, az ott található olvasó már tudja, hogy azt el kell fogadnia. Az egyes belépéseket, mindig az olvasó ellenőrzi. Ez dönti el, hogy az adott kártyával nyitható-e az ajtó vagy sem. Az on-line megoldásnak köszönhetően például, ha a vendég elhagyja a kártyáját, a recepciós egyszerűen letilthatja azt és így illetéktelen személyek nem tudnak belépni. Ez a kártya természetesen a továbbiakban a vendég által megrendelt összes szolgáltatás aktiválására alkalmazható.
Fontos ismételten kihangsúlyozni, hogy a nem on-line rendszereknél bármilyen változtatáshoz a vendégnek a kártyával együtt le kell mennie a recepcióra. Ez a KNX/EIB on-line megoldásával elkerülhető. Ha a vendég valamilyen változtatást szeretne, például hosszabbítást, mert a repülő csak este indul és egyébként a szobát délig el kellene hagynia, akkor anélkül, hogy le kellene mennie a recepcióra, ezt a problémát a hotel belső telefonjáról el tudja intézni. Ugyanígy, ha vannak olyan fizetős szolgáltatások, amelyek igénybevételét a kártyás beléptető szabályozza, akkor ezek telefonon igényelhetők. A recepciós egyszerűen csak hozzáírja a megfelelő kártyához a kívánt szolgáltatásokat és erről a szoftver a busz rendszeren keresztül tájékoztatja a megfelelő kártyaolvasókat. Így azok már tudni fogják, mely kártyákat kell elfogadniuk vagy letiltaniuk.
Ha a szállodának van wellness részlege, ahol nyilvánvalóan nem célszerű egy hotel kártyával közlekedni, akkor rendelkezésre áll olyan megoldás is, mint például a karra csatolható, óra formájú beléptető. Ez szintén alkalmas lehet a szobaajtó nyitására, valamint a wellness részleg használatára is.
A kártyás beléptető nem csak a vendég részére alkalmazható. A személyzet valamennyi tagja rendelkezhet személyre szabott kártyákkal. Ezáltal kontrollálható, hogy kinek, mikor, hova van joga belépni. Ez szolgálhat a hozzáféréseken túl a munkaidő nyilvántartására is. Így egyszerűen felügyelheti a vezetőség a dolgozók munkáját, hiszen minden kártya minden használatát naplózza a rendszer, ezáltal nyomon követhető ki, mikor, hol tartózkodott és mit csinált.
A kártyás beléptető rendszer a hotelszobák bizonyos funkcióira is hatással lehet. Ezeket részletesebben egy későbbi részben tárgyaljuk, de addig is néhány lehetőséget kiemelünk.
A recepciós a KNX/EIB rendszeren keresztül látja, hogy mely szobákban tartozódnak, hol van szükség például takarításra vagy éppen, ha valamelyik szobában aktiválták a segélykérőt, akkor intézkedni is tud.
Olyan szállodákban, ahol nagy a személyzet létszáma, lehet, hogy csupán a hotelkártyák kezelése a recepciós feladata. Ilyen esetekben nem biztos, hogy szükség van a KNX/EIB rendszer vizualizálására a recepción. Ellenben, ha szálloda-menedzsment szoftvert futtatnak azokon a számítógépeken, melyekkel a recepciós dolgozik, akkor innen kell kezelni a foglalásokat, a számlázást és más speciális szállodai feladatokat is. Ezekre a célokra célszoftvereket kínálnak a szállodák részére. Ilyen például a Fidelio, a Galileo és más hotel-menedzsment szoftverek. A KNX/EIB rendszer képes ezekkel együttműködni. Így azoknak a dolgozóknak, akiknek nem kell, hogy a teljes KNX/EIB rendszer felügyeletét ellássák, elég, ha ismerik ezeket a speciális szoftvereket: ezekbe beágyazható például a KNX/EIB beléptető rendszer is. Tehát amikor a recepciós elvégzi a vendég bejelentkezésével kapcsolatos teendőket, akkor a szoftver automatikus generálja a kártyát, amelyről a KNX/EIB rendszert is informálja, az pedig elvégzi a szükséges részfeladatokat, beállításokat, anélkül, hogy a személyzet ismerné a KNX/EIB rendszert.
Ez a kapcsolat a szállodai szoftverekkel előállhat szoftveres és hardveres megoldás formájában is. Első esetben a PC futtat a háttérben egy programot, mely adatokat cserél a KNX/EIB és a hotel menedzsment szoftver között. A második megoldás az, amikor egy hardver elem csatlakozik a KNX/EIB-hez és mint egy gateway kommunikál a két rendszer között.
A „front office” dolgozói sok esetben rendelkeznek az épület más funkcióihoz is hozzáféréssel. Például a közösségi terek világításához vagy éppen gépészeti vezérlésekhez, a homlokzati világítás kapcsolásához. Egy komplex rendszer esetében a recepción elhelyezett számítógépen fut egy vizualizáló szoftver, amelynek segítségével a beléptető-rendszer mellett az épület más funkciói is felügyelhetők. Az épület más területeinek felügyelete, ha erre nincs külön személyzet, szintén a recepció feladata. Az éttermek, a wellness részleg, de még a felvonók felügyelete is befuthat a „front office”-hoz.
A KNX/EIB egy osztott intelligenciájú buszrendszer. Ez azt jelenti, hogy a vizualizáló szoftver nem egy központ szerepét látja el, hanem egy olyan pontot jelent a rendszer részére, melyről számtalan (akár több ezer) funkció látható el. A KNX/EIB rendszer azonban képes enélkül is működni. A szoftver csupán arra szolgál, hogy a rendszer által felügyelt, akár több ezer adatpont egy „központi” felügyelet segítségével könnyel kezelhető legyen a műszaki ismeretekkel nem rendelkező személyzet számára is.
Főleg kisebb szállodák esetében, amikor nincs külön személyzet az épület villamos és gépészeti rendszereinek felügyeletére, a központi és közösségi terek világítás- és fűtés/hűtés vezérlése a recepciós feladata. Bár a legtöbb feladatot a rendszer automatikusan végzi, mégis lehetnek olyan esetek, amikor a személyzetnek be kell avatkoznia.
A vizualizáló szoftver feladata az épület valamennyi funkciójának, villamos és gépészeti berendezéseinek felügyelete és kezelése egy grafikai elemeket alkalmazó felületen keresztül. Erre azért van szükség, mert a szálloda dolgozói nem műszaki végzettségűek és számukra egy könnyen kezelhető, de ugyanakkor nagy flexibilitást biztosító felületre van szükség.
Összefoglalva azt mondhatjuk, hogy a legtöbb szálloda esetében a recepció egy olyan központi terület, mely nem csak a szállodai feladatok, de az épület üzemeltetésének tekintetében is meghatározó. Ezért ennek kialakítása nagy odafigyelést és jól átgondolt koncepciót igényel a tervezőtől. Hiszen ha ez a terület nem működik megfelelően, akkor az sokat ront a teljes épület értékén.
A későbbiekben sorra vesszük azokat a területeket, melyek megtalálhatók a szállodákban és szükséges lehet azok épületfelügyeleti integrációjára.
