Villanyszerelők Lapja

Szakmakörnyezet

A számlázás szabályai

2018. június 18. | Himer Csilla |  228 | |

A számlázás szabályai

A számla gazdasági eseményt rögzítő, szigorú számadási kötelezettségű nyomtatvány. Azért olyan fontos, mert a legtöbb gazdasági eseményt számlán dokumentáljuk – vagyis a könyvelés alapját képezi. De nem csak azt.

Alapját képezi az áfa bevallásának, nyilvántartásának és beszedésének is – vagyis többszörös költségvetési érdek fűződik ahhoz, hogy a számla szabályait minden számlakiállító és számlabefogadó betartsa. (Nem véletlen, hogy a NAV szigorúan büntet minden eltérést.) Ezért ajánlott, hogy Ön is kiigazodjon a számlázás szabályai között.

Egyszerűsített számla

A témában íródott előző cikkünk arról szólt, hogy néz ki egy szabályos számla (VL 3018/3). A leírtak alapján már nagyjából el lehet dönteni, hogy mi az, amit Ön is befogadhat ilyen címen, és mi az, amit nem. Viszont a nyugtáról még nem esett szó. A nyugta is számlának számít, az áfatörvény egyszerűsített számlának nevezi.

A nyugta tartalma:

  • a nyugta száma – a nyugta ugyanúgy szigorú számadási kötelezettségű nyomtatvány, mint a számla, tehát ugyanúgy folytatólagos sorszámmal ellátottnak kell lennie.
  • a nyugta kiállítója – általában a bizonylat jobb felső sarkában szerepel, de lehet máshol is, ha jól olvasható. Láttunk már olyat is, ahol a nyugtatömböt eleve az eladó adataival együtt nyomtatták ki és fűzték össze. Ami mindenképpen legyen a nyugtán is: a cég neve, címe, adószáma.
  • megnevezés – mi az, amit Ön eladott. A nyugtatömb nem mindig többsoros, ezért nem feltétlenül kell minden tételt külön sorban feltüntetni.
  • összeg – ha több tétel is van, akkor tételenként és összesen, illetve betűvel is ki kell írni a végösszeget.
  • kiállítás dátuma
  • aláírás – a nyugtát mindenképpen alá kell írni, mert ez nem gépi előállítású számla.

A pénzügyes megjegyzése

Nyugtát általában akkor szoktunk adni, amikor kisebb összegű munkát végzünk el vagy kisebb összegben értékesítünk valamit. Az egyszerűsített számla egy áthidaló megoldás azokra az esetekre, amikor a gyors áruforgás miatt nincs idő és lehetőség számla kibocsátására. Ezért lehet buszon, piacon, élelmiszerboltban stb. egyszerűsített számlát kiállítani.
Ha azonban Ön vállalkozóként egy újonnan épülő házban elvégezte a komplett villanyszerelési munkákat, és erről állít ki számlát, ebben az esetben a nyugta nem lesz elegendő a fizetési igényének alátámasztására. Az egyszerűsített számla kiállításának megengedő feltételei ugyanis nem állnak fenn.

Mikor bocsátható ki egyszerűsített számla?

Ha ön készpénzesen értékesít. A kibocsátott nyugta lekönyveléséhez szükség van a nyugta alapján kiállított bevételi pénztárbizonylatra, mely szintén szigorú számadási kötelezettségű nyomtatvány. A nyugta ahhoz kell, hogy bevételként lehessen könyvelni a számla értékét, a pénztárbizonylat pedig ahhoz, hogy ez a bevétel megjelenhessen a házi pénztárban – könyvelés szintjén is. A számviteli törvény vonatkozó előírásai alapján, ha készpénzes értékesítés történik, mindegy, milyen számlával igazoltan, mindenképpen szükséges a számla alapján a bevételi pénztárbizonylat kitöltése is. Vagyis ez nem a nyugta velejárója, hanem a készpénzes bevételeké.

E-számla kontra távszámla

Amennyiben számlázóprogramot használunk, bizonyos kérdések felmerülhetnek, mint például az e-számla. Az e-számla az az elektronikus úton előállított számla, amelyet különböző hitelesítésekkel kell ellátni (pl. időbélyeggel), és megőrzését is csak meghatározott módon (legalább 10 évig adathordozón) lehet megfelelően teljesíteni. Ami különlegesség, hogy a megőrzés mind a kibocsátó, mind a befogadó félre vonatkozik.

Az e-számla tartalmában ugyanolyan, mint a nyomtatott számla, éppen ezért ugyanúgy lehet könyvelni, mint a „normál” számlát. Nem kell külön kinyomtatni, sem postai úton az „eredeti példányt” megküldeni, elektronikus úton állítják elő és küldik el.

Mivel az e-számla különféle biztonsági hitelesítésekkel ellátott, és ezeket nem lehet csak úgy a számlára „rávarázsolni”, így az e-számláért fizetni kell a számlázóprogram használata során. Mivel gépileg előállított számla, így nem kell rá sem aláírás, sem bélyegző, hogy hiteles legyen. Az e-számla esetén elegendő, ha az ügyfele írásban nyilatkozik arról, hogy a törvényeknek megfelelő módon tárolja az e-számlát, azaz képes befogadni azt.

A távszámla tulajdonképpen ugyanolyan mint az e-számla, csak nincsenek hitelesítési előírások. Ugyanúgy számlázóprogrammal állítható elő, megvannak rajta a kötelező kellékek, el lehet küldeni elektronikus úton (e-mailben), és ugyanúgy könyvelhető, mint a nyomtatott vagy az e-számla. A különbség csak annyi, hogy ha Ön ilyen számlát kap, azt ki kell nyomtatnia és a könyvelőnek adnia. A távszámla ugyanúgy elektronikus úton előállított és elküldött számlának számít – de papíralapú. Csak a küldés módja nem postai, hanem elektronikus.

A távszámla esetén, bár nincs a vevőnek elektronikus megőrzési kötelezettsége, mégis szükséges tőle is beszerezni egy – az e-számlánál említett – írásos nyilatkozatot. Ez történhet akár e-mailben is, a lényeg, legyen nyoma annak, hogy az Ön ügyfele, vevője hitelesnek fogadja el azt a számlázóprogramot, amelyet használ. (További információ a NAV 18. számú információs füzetében „A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai” címmel, amely a NAV honlapján is elérhető.)

Számlázóprogram bejelentése a NAV-nak

Egyre többen használnak számlázóprogramot számla kibocsátására, melyekből akár összesítőket, riportokat is ki lehet nyomtatni. Kevesen vannak azzal tisztában, hogy ha számlázóprogramot használnak, azt be kell jelenteni a NAV-nak. A NAV weboldaláról letölthető Általános Nyomtatványkitöltő programon (ÁNYK) keresztül elektronikus úton is meg lehet tenni a bejelentést. Ehhez az ÁNYK-ba mint keretprogramba le kell tölteni a SZAMLAZO nevű programot. Ez tulajdonképpen egy elektronikus nyomtatvány, arra szolgál, hogy Önt és az adószámát összekösse az adott számlázóprogrammal. Ezt az ÁNYK-ból az Ügyfélkapun (egyéni vállalkozók) vagy a Cégkapun keresztül (társas vállalkozások) elektronikusan be tudja küldeni a NAV-nak. A vállalkozó esetében általában a könyvelője intézi ezt, vagy legalábbis felhívja a figyelmét a kötelezettségre.
Sokan nincsenek tisztában a bejelentési kötelezettségükkel, leginkább a katások, ugyanis még kormányzati és NAV oldalról is sokszor népszerűsítik úgy a katát, hogy ez az az adózási forma, amihez nem kell könyvelő, ezért szakértői tanácsok, esetenként figyelmeztetések nélkül maradnak, ilyen esetekben is, mint a számlázóprogram bejelentése a NAV-nak, ami ugyan nem főben járó bűn, de arra kiválóan alkalmas, hogy az adóhatóság egy ellenőrzés alkalmával büntessen.

Egy jó könyvelő aranyat ér

Önnek van könyvelője? A villanyszerelés meglehetősen anyagigényes munka. Ez azt jelenti, hogy ha sok a bejövő számla, sok áfát is kell fizetnie. Egy okkal több, hogy mindenképpen konzultáljon könyvelővel, és számolják ki együtt, hogy az anyagköltségek miatt megéri-e katásnak lenni vagy alanyi adómentességet választani az áfa kapcsán – illetve éppen ellenkezőleg, jobban jár, ha inkább tételes költségelszámolás alapján állapítják meg az adóját

Cégügyekszámla